Att sluta en affär bygger ofta på känsla och erfarenhet. Inte nödvändigtvis en uppgift som man skickar sig själv eller någon annan på kurs för. Ändå är god förhandling en konst och man kan vanligtvis förbättra sina färdigheter.
Som erbjudande part vet du som ingen annan vilka produkter i portföljen som är värda det. Det är desto mer frestande att göra allt för att verkligen få det att gå in i huvudet på samtalspartnern på andra sidan bordet. Ibland fungerar det också. ”Men du hamnar snabbt i problem om någon säger ‘nej’ till det tillhörande priset och står fast vid det. Ofta ser man då att den säljande parten ändå fortsätter att försöka övertyga den andra om hur fantastisk hans produkt är. Synd, för då förvandlas förhandlingen till en armbrytningstävling.”
Den som talar är Tim Masselink, förhandlingsexpert och ägare av konsultföretaget &FLUENCE. Att förhandla är en konst som innebär mycket och han vill gärna avslöja en liten hemlighet för alla som vill bli bättre på det.
Doritos-argumentet
En förhandlare ser fundamentalt annorlunda på situationer som den ovan beskrivna. När en förhandling bara handlar om pris, ser samtalspartnern enligt Masselink inte tillräckligt värdet av en produkt. ”Vi kallar det ibland Doritos-argumentet. Du har en gratis chipspåse till den andra och antar att personen blir glad för den. Men det är långt ifrån säkert om du kommer dragandes med den klockan halv tio på morgonen. Det är en metafor för situationer där du tänker helt utifrån dig själv och inte tillräckligt undersöker var värdet ligger för kunden. Det är en bättre idé, istället för att skicka ytterligare en PowerPoint med specifikationerna, att istället fråga vad den andra behöver och varför. Så snart den andra ser värdet vill han oftast ha produkten och förhandlingen rör sig mycket snabbare mot en kompromiss.”
Vanliga misstag
Förhandlingar är komplexa där relationen, intressen och innehållet ofta blandas ihop. Det är därför inte konstigt att misstag lurar i hörnen. Att göra antaganden är ett exempel på detta. Särskilt om du känner din samtalspartner sedan tidigare är du benägen att tro att du vet vad han vill. Men det är också, och särskilt då, viktigt att fortsätta kontrollera vad den andra verkligen behöver, påpekar Masselink. Och också att känna till och förstå historien bakom problemet eller frågan.
”Det gäller lika mycket för förhandlingar med anställda”, fortsätter Masselink. ”Någon kan till exempel vilja ha en löneförhöjning som inte är möjlig. Du kan säga nej och låta det vara så. Men du kan också fråga vidare. Kanske upptäcker du att frågan fanns för att förskolan är så dyr. Och blir den andra också hjälpt om hen kan arbeta två extra timmar på morgonen? Om du tar reda på frågan bakom frågan ökar chansen för en lyckad förhandling.”
I en förhandling sitter inte två företag utan framför allt två människor vid bordet. Just denna mänskliga aspekt glöms ibland bort i praktiken, vet Maarten Olivier. Han är grundare av OnderhandelExperts. ”Det händer ofta att det finns gammalt groll mellan parterna och att egon upp till ledningsnivå spelar en sabotörroll i förhandlingar. För en bra förhandling behöver du flexibilitet, empati och förmåga att tänka kreativt med den andra. De förutsättningarna finns inte om någon är i fight- eller flight-läge. Det märker man ofta när man sitter och fikar med någon. Vad du då kan göra är att föreslå att villkoren tas upp nästa gång.”
Som en fotbollsmatch
Förberedelse handlar om att ta reda på vem du har framför dig. Vilka behov hen har och var värdet kan ligga för den andra. Samtidigt pågår i bakgrunden ett scenario som är minst lika avgörande som själva förhandlingssamtalet: den interna förhandlingen. Varje förhandlare går starkare in i samtalet om det framgår i förväg vad spelrummet och undre gränsen är, påpekar Masselink. ”Du måste veta vad ditt mandat är. Innan förhandlingen startar måste du alltså redan ha förhandlat med dina kollegor för att se till att alla är överens.”
Speciellt i stora organisationer är frågan vad du får förhandla om och det finns ibland stora förväntningar. Det kan kännas begränsande, vet Olivier, särskilt om det krockar med din egen bakgrund. Arbetsgivaren kan kräva att du går in stenhårt medan du själv föredrar en mjukare metod. ”Det gör förhandling ofta till en kulturdiskussion. Tänk därför innan hur du står i matchen och hur du behöver agera.”
En bra förhandling kännetecknas av ett slutresultat som båda parter kan acceptera. Därför föregås den av en process som inte fångas i en enda metodik. Flera vägar leder till Rom. ”Hur du förhandlar bestäms i hög grad av din personliga bakgrund, hur du är uppfostrad och hur du ser på livet. Därför är den ene benägen att dela med sig och nå en lösning tillsammans, medan den andra är mer egocentrerad och går in med mer list. Dessutom står eller faller allt med förberedelsen. Precis som en fotbollsmatch till 90 procent avgörs på träningsplanen, gäller detsamma för en bra förhandling: Förberedelse är allt. Förhandlingsbordet är bara de återstående 10 procenten.”
Pruta
Även om du är grundligt förberedd och på gott humör när du sätter dig vid bordet, finns förstås alltid risken att du möter en hård förhandlare som inte vill ge sig. Då kan du fördjupa dig i den andra tills du spricker, men andra kugghjul måste börja snurra. ”För det första: det är inget fel med en diskussion om pris”, säger Masselink. ”Men om fokuset verkligen bara ligger på det behöver du kanske påpeka för din samtalspartner att produkten är värd pengarna och att kostnaderna för en mindre bra kampanj är betydligt högre. Det kan också vara smart att undersöka varför det måste vara billigare. Kanske måste något kompenseras och du kan hitta en krok som ger en annan uppgift. Men man måste också säga att en inköpare inte alltid kan göra något åt det och ibland skickas iväg med ett visst mål. Då kan det vara smart att ta samtalet med någon annan i företaget.”
Experterna gillar i alla fall inte smutsiga trick. Människor glömmer aldrig när de blir lurade och ni möts igen. Spelen kan delas helt annorlunda nästa år. Dessutom är det frågan om du vill göra affärer så. Masselink säger: ”Bra förhandlare går för goda relationer på lång sikt. Det kan för min del gå så långt att de rekommenderar en annan part om förhandlingen inte ger något. Du måste agera från styrka istället för rädsla.”
Små knep
Stark förhandling handlar inte bara om att kunna schack. Det handlar om att ge sig iväg tillsammans, som Olivier säger det. Utöver att skaffa kunskap och noggrann förberedelse finns det också små saker som kan ge dig själv eller samtalet en knuff. Förhandlingsexpert Olivier går ibland till toaletten när han märker att den andra behöver lite extra utrymme i huvudet. ”Förhandling handlar ju också om att hitta kreativa lösningar, och det lyckas ofta bättre när någon verkligen får lite plats att tänka.”
Att ta med kakor, bjuda in den andra till ditt kontor eller gå på ett evenemang tillsammans kan också vara nyttigt. Det ger andra dynamiker i kontakten, menar Masselink, vilket också kan hjälpa i förhandlingen. Han säger: ”Att förhandla bra är en konst. Men en konst man kan träna upp sig i. Så blir du inte bara bättre utan får också mer roligt med det.”