“Omsättning är fint. Kassaflödet bestämmer värdet.”
Många entreprenörer reagerade positivt på den 1sta kolumnen. De tyckte att det var ärligt att läsa. Enkelt, direkt och utan komplicerade modeller, men med kärnan klart på bordet.
Så här kommer kolumn nr 2. Förhoppningsvis återigen rak och praktisk. Den här gången om kostnader, budgetering och lönsamhet. Omsättning är fint, men inte heligt om du vill sälja.
Den reklamfrämjande industrin i Nederländerna är i full rörelse. Vi ser förvärv på grossistsidan, men även allt mer på distributörssidan. Att göra ett företag redo för försäljning är ingen sprint, utan en process på flera år. Ju tidigare du börjar, desto bättre blir resultatet.
I min förra kolumn behandlade jag större strategiska frågor. Hur ser du till att ditt företag inte helt och hållet kretsar kring dig? Hur gör du ditt företag skalbart? Och vad gör ditt företag intressant för en köpare? Den här gången zoomar vi in på kostnadspolitik, budgetering i förhållande till omsättningstillväxt.
Entreprenörer är naturligt optimistiska. Det är ofta just därför de startade för sig själva. De ser möjligheter, vågar ta risker och tror på tillväxt. Det är positivt. Men när du gör en budget är optimism inte alltid samma sak som realism.
- Budgetera inte tillväxt för att tillfredsställa en köpare
Du ser ofta fina “hockeystick-kurvor” när entreprenörer presenterar vad de tror sig kunna uppnå under det kommande året och året efter. Speciellt när de planerar att sälja sitt företag på sikt.
Men om du under de senaste åren växt mellan noll och fem procent, varför skulle du plötsligt nästa år växa med till exempel tjugo procent? Det kan naturligtvis ske. Men då måste du kunna förklara exakt var den tillväxten kommer ifrån. Nya kunder? Högre priser? En ny marknad? Extra försäljningskapacitet? Ett förvärv? Eller en ny digital kanal? “Marknaden växer” är ingen giltig förklaring.
Var realistisk. Köpare genomskådar orealistiska prognoser. Faktum är att för optimistiska siffror kan skapa tvivel om kvaliteten på din budget och din ledningsinformation. En köpare betalar i slutändan för framtida kassaflöden. Inte för entusiasm i ett kalkylblad.
- Låt inte dina kostnader automatiskt växa
När entreprenörer budgeterar för tio eller tjugo procents tillväxt, ser man ofta att kostnaderna omedelbart höjs. Man anställer i förväg. Man investerar i extra kontorsutrymme, marknadsföring, programvara och support. Det kan vara klokt, men bara om tillväxten faktiskt kommer.
Efter sex månader visar det sig att omsättningen släpar efter. Kostnaderna rullar på som vanligt. Det är där det går fel. Gör därför inte bara en årsbudget utan arbeta med tydliga beslutsstunder. När anställer vi någon? Vid vilken omsättning? Vid vilken ordervolym? Och vilken investering skjuter vi upp om tillväxten uteblir? Tillväxt kan kosta pengar. Men att spendera pengar är inte samma sak som tillväxt.
- Känn skillnaden mellan fasta och rörliga kostnader
Många entreprenörer vet ungefär vad som går ut varje månad. Men “ungefär” räcker inte när du vill förbättra din lönsamhet eller sälja ditt företag. Vilka kostnader följer med din omsättning? Och vilka kostnader kvarstår även när omsättningen sjunker? Den skillnaden är viktig.
Ett företag med en hög fast kostnadsbas är mer sårbart. Särskilt när omsättningen är beroende av ett begränsat antal stora uppdrag eller kunder. Kartlägg därför dina fasta kostnader noggrant. Personal, lokaler, leasingavtal, abonnemang och system. Se sedan vilka kostnader som verkligen är nödvändiga och vilka som främst har vuxit fram över åren. Kostnader försvinner sällan av sig själva.
- Titta bortom omsättningen
Omsättning är trevligt. Marginal är viktigare. En stor kund kan se imponerande ut på en presentation, men bidrar knappast till din vinst. Särskilt när det krävs mycket skräddarsydda lösningar, brådskande uppdrag, lagring, design timmar, korrigeringsrundor eller logistiska åtgärder.
Beräkna därför vad en kund, produktgrupp eller uppdrag verkligen ger. Inte bara efter avdrag för inköpspris, utan också efter avdrag för tid och extra arbete som krävs för att omsättningen ska realiseras. Viss omsättning gör ditt företag större. Annan omsättning gör framför allt företaget mer stressat. En köpare vill veta vilken av de två det är.
- Våg att ta farväl av dålig omsättning
Entreprenörer har ofta svårt att släppa kunder. Förståeligt. Du har byggt den relationen i många år och att släppa omsättning känns onaturligt. Men en kund som strukturellt ger för låg marginal, kräver mycket tid och alltid kräver undantag kan kosta mer än han bidrar med.
Höj dina priser. Anpassa dina villkor. Standardisera din service. Eller ta farväl. Inte varje kund är en bra kund. Ett företag blir inte värdefullare genom att ha så mycket omsättning som möjligt. Det blir värdefullare genom vinstgivande, förutsägbar och återkommande omsättning.
- Gör kostnader synliga för ditt team
Kostnadskontroll är inte bara finansdirektörens eller entreprenörens ansvar. När medarbetare inte har insikt i marginaler och kostnader kan de heller inte styra efter det. Då ses till exempel en extra bud, en brådskande beställning eller en extra korrigeringsrunda snabbt som “service”.
Men service är inte gratis. Gör därför tydligt vad val kostar. Inte för att lasta på medarbetare utan för att låta dem fatta bättre beslut. Ett bra team förstår inte bara vad en kund vill, utan också vad ett verkligt hälsosamt och lönsamt uppdrag är.
- Kontrollera abonnemang och leverantörer årligen
Många kostnader smyger sig in i ett företag. Ett extra mjukvarupaket. Ett abonnemang som en gång behövdes. Ett leasingavtal som förnyas automatiskt. En leverantör vars priser höjs varje år utan förnyade förhandlingar.
Var för sig verkar dessa belopp ofta små. Men tillsammans kan de verkligen påverka ditt resultat. Gå därför igenom alla avtal, abonnemang och leverantörsavtal minst en gång om året. Använder vi detta fortfarande? Kan det bli billigare? Kan det göras smartare? Och passar denna leverantör fortfarande för ditt företags storlek? Lojalitet är bra. Automatism är något annat.
- Styr månatligen, inte i efterhand
En budget som görs en gång per år och sedan göms undan i en pärm är värdelös. Jämför varje månad din faktiska omsättning, marginal och kostnader med din budget. Inte bara för att fastställa skillnader utan framför allt för att agera.
Varför minskar bruttomarginalen? Varför ökar personalkostnaderna snabbare än omsättningen? Vilken kund halkar efter? Vilken kostnadspost avviker konstant? Ju tidigare du ser en avvikelse, desto fler möjligheter har du att justera. Att i slutet av året konstatera att vinsten varit sämre än förväntat är ingen ledningsinformation. Det är historia.
- Spara inte blint
Kostnadskontroll betyder inte att du ska kapa tio procent överallt. Vissa kostnader är investeringar. Bra människor, starka system, digitalisering och kommersiell slagkraft kan göra ditt företag mer värdefullt.
Frågan är därför inte bara: “Kan dessa kostnader sänkas?”. Den bättre frågan är: “Vad ger denna krona oss?”. Att strypa kostnader som möjliggör framtida tillväxt kan förbättra din vinst på kort sikt men skada ditt värde på lång sikt. Var alltså kritisk, men inte kortsiktig.
- Gör flera scenarier
En budget är ingen förutsägelse. Det är en plan baserad på antaganden. Gör därför inte bara en budget utan minst tre scenarier: ett realistiskt, ett pessimistiskt och ett optimistiskt scenario.
Vad händer om omsättningen faller med fem procent? När marginalen kommer under press? Eller när en stor kund lämnar? Vilka kostnader kan du snabbt anpassa? Hur mycket finansiellt utrymme har du? Och när måste du ingripa? En entreprenör som tänker igenom motgångar i förväg kan agera snabbare när de faktiskt inträffar. Det skapar lugn. För dig själv, för ditt team och i slutändan också för en köpare.
Slutsatsen är återigen enkel: lönsamhet uppstår inte av sig själv. Det är resultatet av realistisk budgetering, att förstå dina marginaler, göra kostnader synliga och ingripa i tid.
Att vänta tills omsättningen ökar är ingen kostnadspolitik. Precis som att vänta tills någon ringer på är ingen försäljningsstrategi.
Den som nu får kontroll över sina kostnader bestämmer själv hur mycket han tjänar, hur mycket han kan investera och slutligen på vilka villkor han säljer.
Och tro mig: det känns mycket bättre än att i efterhand behöva förklara var vinsten tog vägen.
Rob Looye